A segurança da cadeia logística internacional não se sustenta só com controles internos: depende da cooperação entre o operador e a Aduana. Por isso, o Programa OEA espera que o certificado tenha um procedimento claro para comunicar situações suspeitas e para apurar incidentes — não como formalidade, mas como parte viva da gestão de riscos.
O que deve ser comunicado
O operador deve comunicar situações que sinalizem risco à segurança da cadeia ou à regularidade da operação, entre elas:
- documentação de carga incomum ou suspeita;
- solicitações anormais de informações sobre embarques;
- carga ilegal, suspeita ou não contabilizada;
- indícios de violação da integridade da carga ou do meio de transporte;
- fatos que representem risco relevante à segurança da cadeia ou à operação;
- indícios de lavagem de dinheiro.
Fonte: página oficial de Comunicação de Suspeitas, Receita Federal (gov.br).
O procedimento formal exigido
O OEA deve manter um procedimento formal e escrito para comunicar suspeitas, contendo no mínimo:
- fluxo de comunicação interna aos superiores;
- protocolo de contato com a RFB, órgãos competentes e parceiros comerciais quando cabível;
- previsão de aviso tempestivo às autoridades, idealmente antes da chegada da mercadoria;
- responsáveis claramente definidos;
- lista de contatos atualizada (nomes, funções, telefones, e-mails).
Esse procedimento deve ser revisado periodicamente. A comunicação à Receita é feita pelo OEA Agiliza (oea.agiliza@rfb.gov.br), com cópia ao ponto de contato. Quando o incidente é detectado pela própria RFB em cargas vinculadas ao OEA, a empresa, após informada, usa o mesmo canal para apresentar as medidas corretivas adotadas.
Fonte: página oficial de Comunicação de Suspeitas — Procedimento de Comunicação, Receita Federal (gov.br).
A apuração interna do incidente
Ao tomar conhecimento de um incidente significativo — por detecção própria ou por aviso da RFB —, o OEA deve iniciar imediatamente uma apuração interna, que deve ser documentada, concluída o mais rápido possível e mantida disponível para o ponto de contato da RFB (podendo ser compartilhada com outros órgãos, se solicitado).
A apuração deve identificar a origem do incidente, avaliar vulnerabilidades nos procedimentos internos, definir medidas corretivas e preventivas e registrar ações para evitar reincidência. Um limite importante: a apuração interna não pode impedir nem interferir em investigações conduzidas por órgãos públicos.
Fonte: página oficial de Comunicação de Suspeitas — Apuração Interna, Receita Federal (gov.br).
Ter o procedimento pronto antes de precisar
O momento de escrever o procedimento de comunicação de suspeitas não é durante o incidente — é antes. Ter o fluxo, os responsáveis e a lista de contatos definidos é o que permite reagir com rapidez e demonstrar controle à Receita. Fale com a nossa equipe para estruturar ou revisar esse procedimento na sua operação.